Ini Cara Menulis Siaran Pers Agar Redaksi Media dan Pembaca Tidak Ilfil

Perkembangan media teknologi informasi dewasa ini membuat persaingan ketat turut mewarnai dalam usaha penerbitan. Baik media online, cetak, radio maupun televisi. Media yang semakin mudah ditemukan lewat online. Demikian juga dengan sumber informasi yang beragam baik dari laporan jurnalis maupun laporan warga.

Tak terkecuali dengan informasi dari siaran pers atau press release. Hampir setiap perusahaan atau organisasi memiliki bagian humas atau media. Mereka ini yang bertanggung jawab dalam menyampaikan informasi ke media. Namun, media tak serta merta menayangkan tulisan dari siaran pers yang diterima. Tentu hal ini akan membuat kecewa organisasi atau perusahaan pengirim press release.

Beritabulukumba.com kali ini mengangkat tema tentang hal itu. Berdasar pengalaman redaksi sejak tahun 2013, kami memaparkan sejumlah tips agar siaran pers dapat diterima media. Sehingga membantu pihak pengirim press release dalam menyebar informasi itu ke publik.

1. Bernilai Berita
Kadang siaran pers yang diterima berupa tulisan dan gambar seremoni belaka. Berisi informasi dalam internal perusahaan atau organisasi pengirim rilis. Isinya pun datar dengan pokok berita kegiatan usaha, hura-hura atau gambar dalam sebuah acara. Dalam persaingan media tentu ingin konten yang dihasilkan dibaca semua orang. Bukan hanya sekelompok orang. Sehingga menarik minat pengiklan atau sponsor.

Jika isinya tak memiliki sudut pandang yang bernilai berita maka otomatis tulisan PR (press Release) hanya memenuhi ruang redaksi atau email redaksi. Di sinilah pentingnya seorang penulis atau bagian humas untuk jeli melihat peluang agar PR yang dihasilkan bernilai berita atau bermanfaat secara global. Jika tidak PR yang Anda kirim kemungkinan tidak ditayangkan. Bagian humas atau media perusahaan harus mendalami pokok yang dimaksud dengan nilai berita. Humas harus lebih jeli dari pewarta dalam hal ini. Terutama dalam menggali nilai berita dalam setiap aktivitas perusahaan atau organisasi. Buatlah pembaca pertama siaran pers anda, dalam hal ini redaksi media terkesan. Bukan ilfil dan mengacuhkan saat menerima email dengan judul “Press Release: Kegiatan PT Maju Mundur..”

2. Singkat, Padat dan Jelas
Selain pembaca, ternyata redaksi beberapa media juga ilfil jika menerima siaran pers yang bertele-tele. Meski beberapa media masih menerima semua siaran pers seperti ini. Namun, jangan harap media yang profesional mau langsung menayangkan PR Anda secara utuh. Kemungkinan tulisan panjang akan ‘dirombak’ hingga menjadi beberapa kalimat saja. Itu jika memang press release Anda memiliki nilai berita. Beda jika sudah panjang lebar tak bernilai berita maka otomatis dipandang sebelah mata. Dalam dunia jurnalistik teori piramida terbalik akan digunakan pada hal ini. Redaksi akan memilah mana sudut pandang lebih penting yang akan didahulukan. Jika tulisan para humas atau bagian media perusahaan jeli dengan hal ini maka juga akan memudahkan proses kerja editor. Sehingga press release Anda selalu dinantikan.

3. Memenuhi Unsur Berita
Unsur-unsur berita adalah salah satu syarat bahwa tulisan yang dikirim adalah sebuah berita. Kuncinya adalah 5W+1H, menjelaskan bahwa apa yang ditulis adalah fakta. Who (siapa), What (apa), Why (mengapa), Where (dimana), When (Bilamana) dan How (bagaimana). Inilah yang harus ada di dalam sebuah tulisan agar memenuhi unsur. Kadang dalam berita insidentil hanya mengandung unsur Apa, Dimana dan Kapan.

4. Konten Teks
Beritabulukumba pernah menerima press release super mewah, wow, keren dan stylist dan model design full colors. Lalu apakah kami menayangkan siaran pers itu?. Tentu tidak, awalnya kami terkesima dengan tampilan yang profesional tersebut. Kami baca, dan hanya seremonial belaka tanpa nilai berita. Padahal ini perusahaan besar Ibukota. Namun, seandainya dikirim dengan teks kemungkinan kami masih mempertimbangkannya. Karena redaksi tak mau membuang waktu saat itu dengan info yang lebih menarik. Redaksi kami tak ingin habiskan waktu melakukan proses penulisan ulang.

Pengirim mungkin berpikiran bahwa redaksi kami akan menayangkan press rilis itu dalam waktu dekat. Namun, kenyataannya hanya menghabiskan kuota internet ponsel redaksi. Bagaimana tidak, file yang dikirim dalam bentuk gambar. Isi berita juga didesain dalam bentuk gambar. Sehingga total file yang dikirm mencapai 50MB. Bayangkan, hanya press release acara seremonial dikirim dalam bentuk gambar sebesar itu. Padahal jika dikirim lewat teks mungkin beberapa kilo byte saja. Dan itu memudahkan redaksi dalam melakukan proses editing. Adapun gambar pendukung dikirim terpisah lewat lampiran file. Bukan menyisipkan (insert) gambar dalam word/wordpad.

5. Judul Eye-Catching Berbeda Setiap Media
Mudah ditangkap atau diserap mata pembaca. Ini mungkin tips dan rahasia mengirim Press Release agar redaksi tidak ilfil. Kembali ke persaingan usaha media digital. Salah satu tujuan media dalah menghasilkan konten original. Bukan menjiplak karya orang lain. Jika humas membagikan rilis pers massal ke media, maka tentu berharap akan ditayangkan semua media. Sementara media profesional akan menjaga original dari konten yang diterbitkan.
Media yang menrima akan sadar bahwa menerbitkan secara langsung konten PR itu akan mengurangi original konten. Sekalipun itu adalah press release. Sehingga sebagian besar akan mengedit ulang jika memang bernilai berita. Jika tidak akan terlewatkan begitu saja.
Namun di sinilah sedikit perlu pengorbanan dari bagian humas atau media perusahaan. Mengirim PR ke media tanpa massal. Setiap media mendapat kiriman PR dengan judul berbeda. Jika perlu dengan konten berbeda meski dengan tema sama. Meski sulit atau berat namun hal ini demi perkembangan dan kemajuan perusahaan Anda.

6. Lampirkan Kontak Humas dan Nara Sumber
Terakhir, PR sebaiknya diakhiri dengan mencantumkan kontak perusahaan. Jika perlu menuliskan kontak nara sumber. Ingat, bukan cuma kontak humas tapi nara sumber perusahaan atau organisasi. Hal ini akan memudahkan media melakukan konfirmasi jika ada yang kurang dalam press rilis. Atau menjadi nara sumber di masa datang.